在如今，有很多的公司需要會議活動，那么有些公司沒有自己的會議策劃部門，就會選擇去找會議策劃公司來進(jìn)行提供服務(wù)，這是一種好的選擇，畢竟專業(yè)的公司能夠更好的讓會議活動進(jìn)行，那么有很多人并不清楚在進(jìn)行會議策劃的時候需要注意的細(xì)節(jié)有哪些，下面深圳會議策劃公司就來介紹下。
1、會議策劃：在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由您來做，做出會議進(jìn)程“會議時間進(jìn)度表”。
2、會議策劃：一般情況下以電話通知各單位在何時。何地舉行會議，并確認(rèn)各單位參與代表人數(shù)。
3、會議策劃：如果會議形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各 單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)。
4、會議策劃：取得會議承辦方開出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對所需的服務(wù)與會議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。
5、會議策劃：您必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關(guān)報告內(nèi)容，如果會議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部秘密，也可將情況告知會議承辦方，請他們協(xié)助制定。
6、會議策劃：在有了會議承辦方幫助聯(lián)系酒店、廣告公司、印刷廠商、車隊(duì)等單位的同時，根據(jù)“時間進(jìn)度表”進(jìn)行及時的詢問、落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。
7、會議策劃：會議開始時參與報到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時可以認(rèn)識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。
8、會議策劃：會議報到結(jié)束后，及時通知會議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)、多出或少出的房間及時與酒店協(xié)商解決，避免酒店喝您不必要的麻煩。
9、會議策劃：正式會議開始之前，檢查會場的布置宮鎖。確保會場萬無一失。
10、與會議承辦方協(xié)商制定合理的用餐、叫醒、開會時間。
11、會議策劃：作好會議期間的協(xié)商工作。
12、會議策劃：制作與公司和此會議的總目標(biāo)相一致財(cái)務(wù)預(yù)算，定金一般是先預(yù)交總費(fèi)用的50%，其余費(fèi)用會議結(jié)束時一并解請。
13、會議策劃：會議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際情況作出此會議的總結(jié)報告，備檔。
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